Objectives and Scoope of Application of the Code of Ethics and Conduct

The present Ethical Code and Conduct, established a set of principles, rules and values in terms of ethics and professional behavior that must be observed in carrying out the activities carried out by the employees of Frutas Patricia Pilar, SA, in professional relationships with each other and with third parties.


The Code was created with the main objective of:

  1. Share the principles that guide the company Frutas Patricia Pilar, SA activities, the ethical and deontological rules that must guide the behavior of all employees and Administration and promote the adoption of ethical and deontological principles and rules by our Partners;

  2. Promote and encourage the adoption of the operating principles and behavioral rules established in this Code, namely the company´s values in the relations between employees and Administration, with SONAE and the other Partners;

  3. Strengthen the company´s institutional image

Ethical Principles

In the performance of their duties all employees of Frutas Patricia Pilar, S.A, must adhere to high standards of professional ethics and avoid situations that could give create conflicts of interest, they must also ensure strict compliance with the following principles:

Objectivity: All employees must act impartially and with exemption, in relation to all those with whom they come into contact within the scope of their professional activity.

Confidentiality: All employees must maintain reserve and discretion in relation to facts and information that they become aware in the exercise of their duties.

Independence: All employees must act independently and equitably in relation to all entities and persons with whom they established a relationship as a result of the exercise of their duties.

Integrity: Employees must act according to criteria of honesty and personal loyalty, to guarantee truthfulness and trust in the work performed.

Competence: All employees must assume themselves as professionals who dedicate their effort and commitment to fulfilling the tasks entrusted to them, carrying their daily activity with technical rigor.

Proportionality: All employees must guide their conduct by the adequacy of their procedures to the objectives of their activity.

Accuracy: All employees must carry out their daily activity with maximum accurancy.

Rules of Conduct

In the exercise of their duties, all employees of Frutas Patricia Pilar, SA must:

Objectivity

Ensuring that their professional relationships do not compromise the impartiality of their performance;

Prevent any situations that create conflicts of interest, and observe the legal rules on incompatibilities and current impediments to Partners, with regard to:

  1. Carry out technical work related to entities where they perform functions or provide services related to them or their relatives in any degree of the straight line;

  2. Conflicts between the company´s interests must be resolved through the satisfaction of the company´s interests, except in cases where there is some legal or contractual reason to proceed differently;

  3. Act in way not to privilege, benefit, harm, deprive of any right or exempt from duty, any subject by the reason of ancestry, race, sex, territory of origin, language, religion, political and/or ideological convictions, education, economic situation or social status;

Any conflicts of interest of any employee of Frutas Patricia Pilar, SA, must be communicated to the Administration in order to be resolved with consideration and equity

Confidentiality

Guarantee professional secrecy on all information that they become aware in the exercise of their functions, and must maintain, in all circumstances, a reserve on the same, not disclosing or altering them.

Independence

Act to ensure impartiality in our partners/persons, not being influenced by any personal interest or external pressure;

Act with technical autonomy and professionalism in accordance with the rules of operation of Frutas Patrícia Pilar, SA

Integrity and Honesty

Act with honesty and demonstrate diligence and responsibility in the performance of the various tasks assigned to it;

Renounce any illegal practices and/or participate in activities that discredit your role and the organization;

Promote a respectful and safe environment in the workplace, free from discrimination and harassment of any nature;

Employees must report any behavior that conflicts with this Code of Ethics and Conduct;

Confidentiality and legal protection of those who report are guaranteed, in accordance with specific regulations, and fair treatment for those who are reported.

Competence

Develop their skills, with responsibility and innovation, through the continuous improvement of their technical knowledge and the quality of the services provided;

Know and act according to the required standards of competence and performance rules defined for the exercise of functions, in order to continuously apply the principles, standards of conduct and good practices of their professional activity:

Adopt an attitude in favor of service quality, through permanent adaption to change

Proportionality

Allow equal treatment of situations that prove to be the same and differentiated treatment of different situations



3. NORMAS DE CONDUTA A OBSERVAR NO RELACIONAMENTO COM O EXTERIOR

Todos os colaboradores da empresa Frutas Patrícia Pilar, SA., estão impedidos de solicitar, receber ou aceitar, para si ou para terceiro, ofertas, favores ou outros benefício, que excedam, um valor meramente simbólico e que, de algum modo, estejam relacionados com as suas funções/responsabilidades


3.1.RELACIONAMENTO COM CLIENTES

Todos os colaboradores da empresa Frutas Patrícia Pilar, SA., devem evidenciar, no seu relacionamento com os clientes, disponibilidade, correção e cortesia, devendo assegurar que os pedidos formulados por estes, sejam satisfeitos com celeridade e qualidade, sendo sempre prestadas as informações pretendidas de forma clara e percetível.


3.2.RELACIONAMENTO COM FORNECEDORES

As relações com fornecedores devem desenvolver-se com base na transparência e na estrita observância das condições acordadas, num clima de elevada exigência técnica e ética, com especial empenho quando estejam em causa relações contratuais de longa duração.

Os colaboradores da empresa Frutas Patrícia Pilar, SA., devem abster-se de qualquer utilização abusiva de informação a que tenham acesso no âmbito das suas funções.

Código Básico da ETI – 9 pontos

Estes 9 pontos têm por base o Código Básico da ETI, Iniciativa de Comércio Ético (ICE) Ethical Trading Initiative (ETI), garantindo o cumprimento de todas as práticas laborais



1. A ESCOLHA DO EMPREGO É LIVRE

1.1 Não haverá trabalho forçado, escravo ou trabalho involuntário em prisões.

1.2 Os empregados não serão obrigados a deixar “depósitos” ou documentos de identidade com seus empregadores e poderão sair do emprego após aviso prévio razoável.


2. A LIBERDADE DE ASSOCIAÇÃO E O DIRETO A NEGOCIAÇÕES COLETIVAS DEVEM SER RESPEITADOS

2.1 Todos os empregados poderão, sem nenhuma distinção, unir-se ou constituir associações de classe e participar de negociações coletivas.

2.2 O empregador adotará uma atitude aberta em relação às atividades de associações de classe e suas atividades de organização.

2.3 Os representantes dos empregados não serão discriminados e poderão realizar atividades de representação em seus locais de trabalho.

2.4 Se a lei restringir a liberdade de associação e negociação coletiva, o empregador deverá facilitar, e não dificultar, a criação de alternativas de associação e negociação livre e independente.


3. AS CONDIÇÕES DE TRABALHO DEVEM SER SEGURAS E HIGIÊNICAS

3.1 O ambiente de trabalho, deve ser seguro e higiênico, considerando-se os conhecimentos disponíveis sobre as atividades do setor e eventuais riscos específicos. Serão tomadas medidas razoáveis para prevenir acidentes e problemas de saúde devido ao ambiente de trabalho ou a riscos associados ao trabalho.

3.2 Os empregados receberão treinamento regular sobre saúde e segurança, que deverá ser bem documentado. Os treinamentos serão repetidos para empregados novos ou remanejados.

3.3 Os empregados terão acesso a banheiros limpos, água potável e, se necessário, instalações limpas para armazenar alimentos.

3.4 Se houver alojamentos, eles devem ser limpos, seguros e atender às necessidades básicas dos empregados.

3.5 A empresa encarregada de cumprir o código nomeará um executivo sênior como responsável pela saúde e segurança.


4. O TRABALHO INFANTIL É PROIBIDO

4.1 A contratação de mão-de-obra infantil é proibida.

4.2 As empresas devem desenvolver ou participar de políticas e programas que permitam que crianças usadas como mão-de-obra infantil saiam da força de trabalho, dando a elas condições de frequentar e manter-se em educação de qualidade até atingirem a maioridade. Os termos “criança” e “mão-de-obra infantil” são definidos nos apêndices.

4.3 Crianças e jovens menores de 18 anos não devem trabalhar à noite ou em condições perigosas.

4.4 Esta política e procedimentos devem ser cumpridos de acordo com as normas da OIT.


5. OS SALÁRIOS DEVEM SER DIGNOS

5.1 Salários e benefícios correspondentes a uma semana de trabalho padronizada devem ser pagos de acordo com os padrões adotados no país ou para a categoria, devendo prevalecer o maior destes dois valores. Os salários deverão ser sempre suficientes para atender às necessidades básicas do empregado e fornecer renda livre.

5.2 Antes de começar a trabalhar, todos os empregados devem receber informações escritas e inteligíveis sobre as condições de pagamento e também detalhes sobre seus salários a cada vez que forem pagos.

5.3 Não será permitido reduzir o salário como medida disciplinar ou em desacordo com a legislação em vigor sem consentimento do empregado em questão. Todas as medidas disciplinares devem ser registradas.


A JORNADA DE TRABALHO NÃO DEVE SER EXCESSIVA

6.1 A jornada de trabalho deve obedecer às leis do país, os acordos coletivos e as disposições 6.2 a 6.6 a seguir, escolhendo-se aquela que mais proteger os empregados. As subcláusulas 6.2 a 6.6 baseiam-se em padrões internacionais de trabalho.

6.2 O horário de trabalho, incluindo horas extras, deve ser definido em contrato e não deve superar 48 horas por semana.

6.3 Todas as horas extras serão voluntárias e deverão ser empregadas de maneira responsável, considerando-se fatores como a extensão, a frequência e os horários de trabalho de cada empregado e da força de trabalho com um todo. Também não devem ser usadas para substituir contratações regulares. As horas extras deverão ser remuneradas a um valor maior, e recomenda-se que seja pelo menos 125% do valor regular.

6.4 O total de horas trabalhadas não deverá superar 60 horas a cada 7 dias, exceto nos casos previstos na cláusula 6.5 a seguir.

6.5 O horário de trabalho poderá superar 60 horas em 7 dias apenas em situações excepcionais e se as seguintes condições forem atendidas:

  • A legislação do país o permita;
  • Os acordos coletivos negociados livremente entre uma organização de empregados que represente parte significativa da força de trabalho o permitam;
  • Haja medidas apropriadas para proteger a saúde e a segurança dos empregados;
  • O empregador possa demonstrar a existência de condições excepcionais, como picos de produção, acidentes ou emergências.

6.6 Os empregados terão pelo menos um dia de folga a cada sete dias ou, se permitido pela legislação em vigor, 2 folgas a cada 14 dias.

* As normas internacionais recomendam reduzir progressivamente o horário normal de trabalho, sempre que apropriado, a 40 horas por semana, sem reduzir os salários dos empregados à medida que a carga horária é diminuída.


7. A DISCRIMINAÇÃO É PROIBIDA

7.1 Não haverá discriminação na contratação, remuneração, acesso a treinamento, promoção, demissão ou aposentadoria por motivos de raça, classe social, origem, religião, idade, deficiência, sexo, estado civil, orientação sexual, filiação a sindicato ou a partido político.


8. A DISCRIMINAÇÃO É PROIBIDA

8.1 Ao máximo possível, o trabalho deverá basear-se numa relação de trabalho reconhecida e definida na forma das leis e costumes nacionais.

8.2 As obrigações para com o empregado nos termos da legislação trabalhista não podem ser contornadas por meio de contratos de emprego, terceirização ou trabalho em casa. Estas obrigações também não podem ser evitadas através de programas de estagiários, onde não haverá a intenção real para conferir habilidades ou proporcionar empregos fixos nem mesmo o uso excessivo de contratos de tempo determinado de trabalho.


9. TRATAMENTO DESUMANO OU SEVERO É PROIBIDO

9.1 Abuso físico ou disciplinar, ameaças de abuso físico, sexual ou outros tipos de assédio e abuso verbal ou outras formas de intimidação são proibidos.

Proteção do ambiente, adaptação às alterações climáticas e uso eficiente dos recursos naturais

A empresa Frutas Patrícia Pilar, SA., pretende identificar e minimizar os impactos ambientais e os respectivos riscos associados no decorrer da actividade da empresa com o intuito de definir e implementar medidas ambientais adequadas.

Promover o desempenho ambiental, no sentido da prevenção da poluição e proteção do ambiente.

Avaliar e controlar continuamente os aspetos ambientais associados às actividas da empresa, à racionalização do consumo energético (utilização de paineis fotovoltaicos), consumo de água, tratamento adequado dos residuos.

Sensibilizar os colaboradores no geral para o desenvolvimento de uma consciência ambiental;

Cumprimento dos requisitos legais ambientais

Disclosure and Publicity

The disclosure of this Code of Ethics and Conduct is made through the company´s website at https://www.patriciapilar.pt/, as well as through other internal means (company network). It is also available on paper for everyone to consult.

Any doubt related with the interpretation or application od this Code should be reported via email (sugestoes@patriciapilar.pt) and/or in the suggestions/complaints box, which is located at the company´s reception, using the form I045_Report Situations

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